Організація заходів завжди складна: необхідно не тільки ретельно спланувати програму, але й знайти відмінний конференц-зал для розміщення всіх запрошених. Адже якщо учасники добре провели час, отримали задоволення від досвідчених спікерів, чогось навчилися та завели нові корисні знайомства, то це завжди великий плюс організатору! Отже, як знайти хорошу конференц-залу?
1. Визначте кількість учасників заходу.
У вас передбачається велика аудиторія чи обмежена кількість запрошених до 25 осіб? У будь-якому випадку вам потрібно розсадити людей так, щоб вони комфортно розмістилися та взаємодіяли один з одним. Це важливий аспект кожного заходу, тому що атмосфера, створена фізичним простором, впливатиме як на ефективність промовця, так і на взаємодію аудиторії. У певному сенсі завжди є невидимий бар’єр між спікером та його слухачами, особливо коли вони погано знають одне одного. Продумана організація конференції може мінімізувати ці невидимі соціальні бар’єри, що сприяють залученню та участі.
У конференц-залі ви можете розсадити людей по-різному. Давайте розглянемо найпопулярніші типи розсадки:
• Зал для глядачів (театральний стиль). Класична розсадка гостей, при якій учасники розсаджуються рядами на стільці або крісла, як у театрі або кінотеатрі. По центру є прохід, який забезпечує легкий доступ до сцени. Цей варіант розсадки типовий для заходів із великою кількістю людей. Найкраще підходить для конференцій, щорічних зборів ради директорів, презентацій нових продуктів, лекцій та виступів. Вимагають меншої взаємодії між присутніми та більшої уваги до візуальних ефектів та слухання доповідачів.
• П-подібне розташування сидінь. Це коли столи та стільці знаходяться у вигляді літери П або U, учасники дивляться всередину. Ця версія часто використовується для тренінгів та семінарів з розвитку навичок міжособистісного спілкування. Таке розташування дозволяє оптимально працювати з ноутбуками та іншими цифровими пристроями.
• Зал засідань. Для такого розміщення потрібен один великий стіл, що вміщує від 7 до 20 осіб, з місцем для різноманітного обладнання (ноутбуків, мобільних та пристроїв для відеозв’язку). Щоб забезпечити обговорення та взаємодію з усіх боків, краще обрати квадратний або круглий стіл. Підходить для зустрічей, відеоконференцій, відкритих дискусій.
• Шкільний клас.Класична класна кімната з рядами столів та стільців, які звернені в один бік. Типова для проведення лекцій, коли учасникам необхідно робити записи або використовувати технічні пристрої, а розмова ведеться переважно від викладача/доповідача до аудиторії.
• Півмісяць. Як випливає з назви, глядачі сидять за круглим столом, але залишають порожнє місце у напрямку до сцени або точки, де знаходиться оповідач. Сприяє проведенню вправ або дискусій у невеликих групах, при цьому основна увага надається інформації, що відображається у центрі.
• Командні столи. Ця розсадка чимось схожа на банкетну. Підходить для навчання у командах із великою кількістю групових дискусій. Наприклад, ідеальна для тімбілдінга.
2. Зверніть увагу на всі характеристики конференц-зали
Якщо у вас планується складний захід, який триває кілька днів, то ви повинні бути готові за необхідностю розташувати столи та стільці по-різному для відповідних днів. При виборі конференц-зали звертайте увагу на такі деталі:
• Якщо ви бажаєте використовувати різні візуальні ефекти, дізнайтесь у адміністратора, чи оснащений зал магнітно-маркерною дошкою, великим телевізором, мікрофонами та іншим обладнанням для показу та озвучення слайдів, відео тощо. Не полінуйтеся перевірити, чи вони в робочому стані.
• Кількість стільців (крісел) мають відповідати кількості учасників заходу. А з урахуванням гігієнічних норм число посадочних місць має бути більшою.
• Електроживлення та розетки. Їх має бути достатньо для живлення ноутбуків та інших електронних пристроїв, і вони повинні розміщуватися в доступному місці, щоб не заважати промовцям, інструкторам та слухачам. Ви ж не хочете, щоб люди спотикалися за шнури живлення!
• Доступ в Інтернет. Якщо ви хочете, щоб ваші учасники мали доступ до мережі, переконайтеся, що код Wi-Fi всім добре видно.
• Отоплення та вентиляція. Конференц-зала в коворкінгу має бути досить тепла і не душна.
• Додаткові меблі. Які ще меблі слід додати або прибрати з простору для коворкінгу, крім столів та стільців, щоб забезпечити більший комфорт та корисність як для ораторів, так і для учасників? Продумайте.
• Освітлення. У конференц-залі має бути достатньо освітлення, щоб виступаючі та учасники могли бачити все чітко та зрозуміло.
3. Заздалегідь подбайте про бронювання конференц-зали
За місяць до передбачуваної дати зв’яжіться з адміністрацією об’єкта, де ви плануєте проводити захід. Щоб звести до мінімуму ймовірність непорозуміння, найкраще показати приклад того, що ви хочете (з прийому та розміщення гостей та учасників).
