Организация мероприятия всегда сложна: необходимо не только тщательно спланировать программу, но и найти отличный конференц-зал для размещения всех приглашенных. Ведь если участники хорошо провели время, получили удовольствие от опытных спикеров, чему-то научились и завели новые полезные знакомства, то это всегда большой плюс организатору! Итак, как найти хороший конференц-зал?
1. Определитесь с количеством участников мероприятия.
У вас предполагается большая аудитория или ограниченное количество приглашенных до 25 человек? В любом случае вам нужно рассадить людей так, чтобы они комфортно разместились и взаимодействовали друг с другом. Это важный аспект каждого мероприятия, потому что атмосфера, создаваемая физическим пространством, будет влиять как на эффективность выступающего, так и на взаимодействие аудитории. В некотором смысле всегда есть невидимый барьер между спикером и его слушателями, особенно когда они плохо знают друг друга. Продуманная организация конференции может свести к минимуму эти невидимые социальные барьеры, способствующие вовлечению и участию.
В конференц-зале вы можете рассадить людей по-разному. Давайте рассмотрим наиболее популярные типы рассадки:
• Зрительный зал (театральный стиль). Классическая рассадка гостей, при которой участники рассаживаются рядами на стулья или кресла, как в театре или кинотеатре. По центру есть проход, обеспечивающий легкий доступ к сцене. Этот тип рассадки типичен для мероприятий с большим количеством человек. Лучше всего подходит для конференций, ежегодных собраний совета директоров, презентаций новых продуктов, лекций и выступлений. Требуют меньшего взаимодействия между собравшимися и большего внимания к визуальным эффектам и слушанию докладчиков.
• П-образное расположение сидений. Это когда столы и стулья находятся в виде буквы П или U, при этом участники смотрят внутрь. Эта версия часто используется для тренингов и семинаров по развитию навыков межличностного общения. Такое расположение позволяет оптимально работать с ноутбуками и другими цифровыми устройствами.
• Зал заседаний. Для такого размещения требуется один большой стол, вмещающий от 7 до 20 человек, с местом для различного оборудования (ноутбуков, мобильных и устройств для видеосвязи). Чтобы обеспечить обсуждение и взаимодействие со всех сторон, лучше выбрать квадратный или круглый стол. Подходит для деловых встреч, видеоконференций, открытых дискуссий.
• Школьный класс. Классическая классная комната с рядами столов и стульев, обращенных в одну сторону. Типична для проведения лекций, когда участникам необходимо делать записи или использовать технические устройства, а обсуждение в основном ведется от преподавателя/ докладчика к аудитории.
• Полумесяц. Как следует из названия, зрители сидят за круглым столом, но оставляют пустое место по направлению к сцене или к точке, где находится выступающий. Способствует проведению упражнений или дискуссий в небольших группах, при этом основное внимание уделяется информации, отображаемой в центре.
• Командные столы. Эта рассадка чем-то схожа с банкетной. Подходит для обучения в группах с большим количеством групповых дискуссий. Например, идеальна для тимбилдинга.
2. Обратите внимание на все характеристики конференц-зала
Если у вас планируется сложное мероприятие, которое длится несколько дней, то вы должны быть готовы при необходимости расположить столы и стулья по-разному для разных дней. При выборе конференц-зала обращайте внимание на такие детали:
• Если вы хотите использовать различные визуальные эффекты, то осведомитесь у администратора, оснащен ли зал магнитно-маркерной доской, большим телевизором, микрофонами и другим оборудованием для показа и озвучки слайдов, видео и т.п. Не поленитесь проверить, в рабочем ли они состоянии.
• Количество стульев (кресел) должно соответствовать количеству участников мероприятия. А с учетом гигиенических норм количество посадочных мест должно быть больше.
• Электропитание и розетки. Их должно быть достаточно для зарядки ноутбуков и других электронных устройств, и они должны быть размещены в доступном месте, чтобы не мешать выступающим, инструкторам и слушателям. Вы же не хотите, чтобы люди спотыкались о шнуры питания!
• Доступ в Интернет. Если вы хотите, чтобы у ваших участников был доступ к сети, убедитесь, что код Wi-Fi хорошо виден всем по прибытии. И если вам нужно использовать Интернет во время сеанса для какой-либо задачи, убедитесь, что в его пропускной способности.
• Отопление и вентиляция. Помещение для коворкинга должно быть достаточно теплым и не душным.
• Дополнительная мебель. Какую еще мебель следует добавить или убрать из пространства для коворкинга, помимо столов и стульев, чтобы обеспечить больший комфорт и полезность как для ораторов, так и для участников? Продумайте это.
• Освещение. В конференц-зале должно быть достаточно освещения, чтобы выступающие и участники могли видеть все четко и ясно.
3. Заранее позаботьтесь о бронировании конференц-зала
За месяц до предполагаемой даты свяжитесь с администрацией объекта, где вы планируете проводить мероприятие. Чтобы свести к минимуму вероятность недопонимания, лучше всего показать пример того, что вы хотите (по приему и размещению гостей и участников).
